Secreteriat > Assistante en cabinet d'architecture

  Directement avec  le Gérant

·         Animation de l’agence

·         Consultations publiques – envoi – recherche

·         Assistance pour la tenue du site et son développement

·         Saisie des contacts commerciaux, aide pour tenir le fichier commercial

·         Tenue du fichier d’entreprises

·         Saisie et envoi de courriers et mailings

·         Déclaration d’assurance professionnelle

·         Diffusion et contacts des communiqués de presse

·         Evènements (pots agence, vœux)

·         Aide pour la facturation et relances clients pour les paiements

TACHES GENERALES 

·         Prise de téléphone et report cahier + nous informer d’un appel urgent.

·         Courrier : Dépôt et retraits à la poste

·         Mise à jour du tableau « listes entreprises », + sous-traitants (BE, SPS, B. contrôle)

·         Aide pour frappe des courriers et contrats si nécessaire

·         Tenue à jour des attestations impôts et charges sociales + book pour les Appels d’offres publiques

·         Commande de Fournitures

…..

TACHES OPERATION PAR OPERATION AVEC LES RESPONSABLES DE PROJETS

Les appels d’offres

·         Saisie des Ordres de Service

·         Saisie des pièces « marché »

·         Suivi des signatures des pièces marché et tenue à jour chantier par chantier

·         Tenue des classeurs par opération

·         Constitution des classeurs DOE

Pour le suivi des opérations : Mise en place et mise à jour de la  «  bible chantier » avec les chefs de projets

·         Tableau des intervenants

·         Planning (fait par le pilote)

·         Tableau des couts à jour avec trésorerie entreprise

·         CCR d de chantiers à classer chronologiquement

·         Bureau de contrôle : Contrat et avis

·         PV réception provisoire

·         PV de levée des réserves et PV de mise à disposition des locaux

Pour la fin des opérations, leurs classement et l’archivage